Het jaar is goed begonnen in Twello. Op 2 januari is het reparatieverzoekenproces in de Corporatie Cloud live gegaan bij Woningstichting Goed Wonen Twello. We gingen op bezoek in Twello en spraken met Claudia Hoogerman (medewerker Woonservice), Eric Kroon (hoofd Bedrijfsbeheer) en Linda ter Maat (hoofd Woonservice) over de livegang en de voordelen die zij ervaren van de Corporatie Cloud.
Efficiënter werken
Eric Kroon gaat van start: “We zijn een corporatie die voortdurend kijkt hoe en waar we efficiënter kunnen werken of bijvoorbeeld kosten kunnen besparen. Zo hebben we vorig jaar de kantoorautomatisering uitbesteed aan NEH, wat ons meer dan 20.000 euro per jaar oplevert. Ook bieden we onze klanten het No-claim bonussysteem. Hierbij kunnen klanten ervoor kiezen om bijvoorbeeld hun keuken, die er nog goed uitziet en goed onderhouden is, niet te vervangen. In ruil daarvoor krijgen ze van ons een bonus in de vorm van cadeaubonnen. Zo zijn we een tijd geleden ook tot de conclusie gekomen dat het reparativerzoekenproces bij ons vele malen efficiënter kan." Linda ter Maat: “We hebben hiervoor toen een soort blauwdruk, een denkplaat, gemaakt van hoe wij het ideale proces voor ons zagen. We hebben er zelfs over gedacht om het reparatieverzoekenproces helemaal uit te besteden, maar we vonden het voor onze corporatie te belangrijk om zelf in controle te zijn. We hebben zo’n 3600 verzoeken per jaar en het is toch een belangrijk contactmoment met de klant. Naast het verzoek hoor je bijvoorbeeld ook veel andere zaken. Samen met de mensen van de Corporatie Cloud zijn we er in een workshop achter gekomen dat die blauwdruk perfect past op het reparatieverzoekenproces in de Corporatie Cloud."
Live
Linda ter Maat vervolgt: “Het voortraject is zeer uitgebreid geweest en we hebben het tevens uitgebreid getest. Leuk is ook dat je van tevoren al kunt zien wat het gaat worden. De start is zeer belangrijk geweest want hier zaten we met alle belanghebbende partijen om de tafel. Zo kon iedereen ook goed zien dat je van elkaar afhankelijk bent in het proces.”
Claudia Hoogerman: “2 januari zijn we live gegaan, maar de echte test was op 9 januari want dat was de dag waarop de grootste aannemer er ook mee ging werken. Door de enorme storm hadden zij direct al behoorlijk wat bonnen. Vooral bij de grotere aannemers gaan we veel voordeel ervaren van de nieuwe manier van werken. Je ziet dat de communicatie een stuk verbetert en er veel minder fouten worden gemaakt. Voorheen zweefde er veel informatie door de organisatie. We weten nu van elkaar wat we doen."
Eric Kroon: “Mijn visie is dat je alles maar één keer hoeft in te voeren. Het mooie is nu ook dat iedereen dezelfde informatie tot zijn beschikking heeft. Je bent niet meer afhankelijk van bonnen, briefjes of faxen die rondslingeren, maar je werkt alles af via het proces in de Corporatie Cloud."
“Precies,” zegt Claudia Hoogerman, "alles wordt in het systeem gezet en is dus traceerbaar. Als ik afwezig ben, kan mijn collega het dus zo overnemen. En omdat alles in het systeem staat, is het maken van rapportages - wat me voorheen veel tijd kostte - veel eenvoudiger geworden."
Vlnr: Paul Mollinga (NCCW), Bonne Jutstra (NCCW), Ton Könings (NCCW), Linda ter Maat (Goed Wonen Twello), Eric Kroon (Goed Wonen Twello) en Jan Willem Tijssen (NCCW)
Vervolgstappen
Eric Kroon: “Het is een eerste stap maar we gaan verder. Vervolgstappen zijn onder meer het financieel controleren en de klantintake via internet. Hier valt nog veel te winnen. We gaan de komende periode met de mensen van de Corporatie Cloud in gesprek om te kijken hoe we hieraan invulling kunnen geven. Ton Könings, Programma Manager Corporatie Cloud: “Het is goed om te zien hoe Goed Wonen Twello constructief bezig is om haar processen te verbeteren en haar klanten een betere dienstverlening biedt. Mooi is ook om te zien dat de vragen die hier leven, naadloos ingevuld kunnen worden met de Corporatie Cloud en dat beide visies elkaar aanvullen. Zo hebben we nu het Klantenportaal beschikbaar waar huurders online hun reparatieverzoek kunnen afhandelen. Dit portaal is geïntegreerd in de Corporatie Cloud zodat de huurder impliciet deel uit maakt van het proces. Zo is het technisch al mogelijk om inzicht te geven in de agenda van de vakman. Hierdoor wordt het voor de huurder mogelijk om zelf te kiezen wanneer de vakman langs komt. Door handige zoekfuncties wordt de klant stap-voor-stap door het reparatieverzoek geleid en doet de huurder de melding zelf. De kans op fouten wordt hierdoor steeds kleiner en de controle en inzicht rondom het proces worden hierdoor maximaal!”
Kortom naast ‘goed wonen’ is er nu ook een goed reparatieverzoekenproces in Twello.
Ga naar www.corporatiecloud.nl voor meer informatie.