Ook Patrimonium Barendrecht is live met XBIS Online. We spraken met Frank aan de Wiel, manager financiën, over het hoe het implementatietraject bij de oudste en grootste woningcorporatie van Barendrecht is verlopen.

Frank aan de Wiel: ‘We waren over een aantal zaken in het huidige BIS niet tevreden. Met name de interface was sterk verouderd en niet gebruikersvriendelijk. Ook op technisch vlak waren we met de Java updates niet blij’.

Tijd en kosten
‘Als start hebben we een notitie gemaakt met de randvoorwaarden om over te gaan. Daarin stond onder meer dat we niet de hele organisatie op de kop wilden zetten. Het moest qua tijd en kosten behapbaar zijn. We staan met Patrimonium voor een groot aantal uitdagingen dus dit moest niet te veel extra tijd voor medewerkers opleveren. We hebben vervolgens een kopgroep geformeerd waarbij elke afdeling door een persoon werd vertegenwoordigd. Deze personen hebben we er in een vroeg stadium bij betrokken. Vervolgens hebben we het per team uitgerold’.

‘Waar we achter kwamen is dat er door de jaren heen veel kennis van BIS verloren is gegaan. We hebben met name onszelf opgeleid. Hierdoor werkten we op een aantal gebieden op manieren die niet handig waren. Dan kun je wel gaan klagen over het pakket maar het is eigenlijk de manier van werken waar je over klaagt’.

Belevingswereld
‘We hebben XBIS Online behoorlijk snel geïmplementeerd. Al met al was de doorlooptijd van besluitvorming tot implementatie ongeveer drie maanden. De eerste twee maanden daarvan zijn vooral werkzaamheden op de achtergrond uitgevoerd door de diverse technici. Het scheelt natuurlijk ook dat XBIS Online natuurlijk op veel vlakken hetzelfde is als BIS, alleen het ziet er veel beter uit. Je moet er ook op een andere manier mee werken. Dit is ook direct een valkuil want technisch gezien is het zo dat je op maandag een training krijgt en er dinsdag mee kunt werken maar in de belevingswereld van mensen is dit wel anders. Je moet er echt wel aan wennen. Vooral de mensen die al heel lang met BIS werken daarvoor is het in het begin nog wel zoeken. Ze konden in het oude BIS blindelings van A naar B. Opvallend was ook dat medewerkers die er nog niet zo lang of weinig mee werken zo hun weg konden vinden. Je moet jezelf ook niet de druk opleggen door te denken: ik moet er in één week soepel mee kunnen werken’.

Goede samenwerking
‘Al met al is het traject soepel verlopen en hebben we een goede samenwerking gehad samen met de consultants van NCCW. De lekkere hapjes waar NCCW mee langs kwam, hebben uiteraard ook geholpen. Wat ook prettig was, is dat een aantal zaken waar we tegen aanliepen snel werden opgepakt en in veel gevallen ook snel opgelost’.

‘We beseffen ook dat de oplossing die we nu hebben nog niet het walhalla is maar als je als corporatie nu met het oude BIS werkt zou ik een overgang naar XBIS Online zeker aanraden. Het is echt een verbetering. Qua investering in tijd en geld is het zeker de moeite waard. En, besluit aan de Wiel, besef dat veel problemen bij de overgang gebaseerd zijn op emotie en niet op feiten’.