Richard Gerringa (Nester): Data zijn een middel en geen doel

De Limburgse corporatie Nester heeft een bijzonder roerige tijd achter de rug. Een tijd met onder meer verscherpt toezicht en een fusie. Maar nu is de blik weer volledig gericht op het iedere dag beter presteren voor de huurders. En op de toekomst natuurlijk. Richard Gerringa, manager bedrijfsvoering bij Nester, vertelt uitgebreid over het heden en de toekomst van de corporatie en welke grote rol goede data daarbij spelen.

“Na een lastige periode zijn we bij Nester gestart met het maken van plannen en het uitvoeren daarvan,” begint Richard. “Op het gebied van data zijn we nog volop bezig met het bepalen van wat we met data kunnen en willen gaan doen. In 2021 zijn wij namelijk als nieuw managementteam begonnen met de vraag: hoe krijgen wij betrouwbare rapportages? We werden te vaak geconfronteerd met data die niet juist en volledig waren. En op dergelijke data kun je niet sturen. Het gaat dan met name om operationele data. Je zag dat het soms afhankelijk van de gebruiker was hoe de data gevuld werden in het primaire pakket. Dan krijg je verwarring, garbage in is garbage out.”

Geen proefkonijn
“Binnen het MT hebben we daarom toen afgestemd: waar willen we naartoe met onze data, wat is daarvoor nodig en hoe gaan we daar komen? Dus eigenlijk vanuit de inhoud, gedrag en proces zijn we zaken gaan bekijken,” gaat Richard verder. “Er is toen een programma van eisen opgesteld om te bepalen met welke partner en welke BI-tool we verder wilden gaan. De mogelijkheden die de marktleiders boden, waren ons uitgangspunt. Mede omdat we niet een proefkonijn wilden zijn, zochten we dus proven technology. Dat is een reden waarom we voor Power BI hebben gekozen. Een andere eis was bijvoorbeeld dat de nieuwe partner kennis van het ERP-systeem van onze leverancier NCCW moest hebben. We wisten dat we het contract met NCCW met drie jaar zouden verlengen. Op basis van een vragenlijst, een case en een presentatie hebben we een adviseur in de arm genomen. Zij helpen ons bijvoorbeeld met het ontsluiten van onze data. Het bureau werkt nauw samen met NCCW en dat biedt ons ook weer voordelen.”

Beter goed geleerd
Nester maakt dus grote inhaalslagen op het gebied van het verhogen van datakwaliteit, zegt Richard. “We zijn daarbij wel van het netwerken. We realiseren ons dat meer corporaties dezelfde uitdagingen hebben. Daarom kijken we bewust naar hoe anderen dat doen en zoeken we de samenwerking op. Sommige corporaties zijn gewoon veel verder dan wij en dan kunnen wij leren van hun ervaringen en fouten voorkomen. Beter goed geleerd dan slecht bedacht.”

Nieuwe dashboards
Het gebruikmaken van Power BI heeft al het nodige opgebracht, stelt Richard tevreden vast. “Bijvoorbeeld een resultatenrekening die we rechtstreeks vanuit de brondata krijgen. De eerste dashboards vanuit NCCW, op basis van CORA- en VERA-processen worden in juni en juli opgeleverd.”

Voordelen medewerkers
“Toen we als MT met het datavraagstuk aan de slag gingen, was dat met veel enthousiasme,” gaat Richard verder. “En we zijn ook snel resultaat gaan boeken. Daardoor zie je collega’s enthousiaster worden. Er is veel minder gedoe én de zaken die we gerealiseerd hebben zijn goed ontvangen. Onze technische mensen bij onderhoud bijvoorbeeld, dat zijn geen administrateurs en dat zullen ze ook nooit worden. Maar er zit wel heel veel kennis en hoe ga je hen dan helpen met die data tot het ook van hen is? Ze hebben daar inmiddels training in gekregen. Zo’n gepersonaliseerd dashboard dat zij nu kunnen gebruiken, met alleen relevante data, zorgt ervoor dat de data ook veel beter bijgehouden worden.”

Voordelen huurders
Het op orde hebben van data levert ook voordelen op voor de huurders van Nester, zegt Richard: “Daarmee kun je problemen voor zijn. Niemand wil bijvoorbeeld een uitzetting en met de juiste data wordt de kans groter dat we dat voor kunnen zijn. Een ander voorbeeld is de energiearmoede: hoe kunnen wij al inspelen op de markt en waar zitten de problemen? Kijk, uiteindelijk doen we het voor de huurder dus probeer je de dienstverlening zo optimaal mogelijk te maken. Betrouwbare data spelen daar een belangrijke rol in.”

Managementrapportages
Op de vraag of managementrapportages worden beïnvloed door het toenemende belang en de beschikbaarheid van data, antwoordt Richard: “Jazeker, bij Nester vinden we het belangrijk dat we vanuit die managementrapportages goede aansluitingen hebben tussen het strategisch niveau via het tactisch naar het operationeel niveau en andersom. Als iemand ‘s morgens inlogt, dan is het mijn ideaal dat het systeem de gebruiker herkent en de tools en dashboard direct beschikbaar zijn. Bovendien moet iedereen kunnen zien waar hij dagelijks een bijdrage aan levert. Als hij bijvoorbeeld een huurder snel helpt, dan moet dat ook zichtbaar worden in het dashboard. Het gevaar bestaat overigens wel dat mensen hun acties te veel laten leiden door het dashboard. Als er bijvoorbeeld een ‘moeilijke’ huurder belt dan kan iemand overwegen om de telefoon niet op te nemen omdat dat slecht voor zijn persoonlijke dashboard zou zijn. Wij als management van Nester moeten dat soort situaties zien te voorkomen.”

Datakwaliteit verbeteren
Intern zijn we continu aan het kijken hoe we de datakwaliteit kunnen verbeteren. We hebben hiervoor een ‘data op orde’-traject lopen. Onderdeel daarvan is dat we twee kernteams hebben. Vanuit die kernteams worden punten benoemd waarbij voor ons het begrotingsproces en de jaarrekening leidend zijn. Vanuit het begrotingsproces komen heel veel data bij elkaar en daar zijn verschillende systemen die elkaar raken. Ook zijn we de dataeigenaren, de databeheerders en dataleveranciers inzichtelijk aan het maken. Vaak is een persoon dataeigenaar of databeheerder terwijl deze het niet weet. Door dit zo vorm te geven zullen we ook de datakwaliteit kunnen verbeteren. Bovendien is per 1 mei een informatiemanager bij Nester gestart.”

Rol ICT-partner
ICT-partner NCCW speelt ook een rol in het verbeteren van de datakwaliteit, beaamt Richard: “Een onderdeel van hun werkzaamheden is het meenemen van onze mensen in het gebruik van de systemen. Dus als we bijvoorbeeld bellen dan moeten ze ons wel goed te woord kunnen staan. Maar ook iets als het herkennen van bepaalde trends en het ons proactief wijzen op die trends hebben we als verwachting uitgesproken. Evenals belangrijke zaken die zij in de markt zien.”

Bewustwording eigen rol
Over de bewustwording van de eigen rol van een medewerker in het proces, zegt Richard: “In de bestuurskamer hebben we een hele grote wand. Daarop hebben we het hele begrotingsproces uitgetekend op maandbasis. We hebben met de medewerkers afgesproken dat zij iedere keer als ze een mijlpaal in dit proces hebben gerealiseerd een post-it plakken op de wand. En als er dan vijf mijlpalen gerealiseerd zijn, doen wij iets leuks binnen Nester. Zo creëren we ook bewustwording bij de mensen dat ze zelf ook bijdragen aan die data. En dus ook aan de begroting en de jaarrekening. Ik vind het belangrijk dat we iedereen meenemen in deze transitie.”

Goede communicatie
“Wij als management mogen sturen en faciliteren maar het echte werk gebeurt op de werkvloer. Daar is het contact, daar gebeurt het richting je klant. Ik vind dat we optimale omstandigheden moeten creëren waarin mensen de beste prestaties kunnen leveren en ook het beste besluit kunnen nemen. Dat is mijn taak. Daar is goede bottom-up én top-down communicatie op basis van goede data voor nodig. Dit betekent ook dat als zij het heel goed doen, ik helemaal niet meer nodig ben. Dan mag ik wat anders gaan doen,” lacht Richard.

Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Astrid Roox